Vnitřní oznamovací systém společností

Vnitřní oznamovací systém

Die Länderbahn CZ s.r.o. a Die Länderbahn GmbH DLB, organizační složka

Oznamování protiprávního jednání (Whistleblowing)

V souvislosti s vydáním zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“), který zapracovává směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „směrnice“), vzniká povinným subjektům uvedeným v § 8 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „zaměstnavatel") povinnost zavést vnitřní oznamovací systém pro své zaměstnance a další osoby dle zákona ochraně oznamovatelů, který je určen k oznamování protiprávního jednání, k němuž došlo nebo mělo dojít
u zaměstnavatele.

Osobě, která má oprávněné důvody se domnívat, že oznámené informace o porušení byly v době oznámení pravdivé a že tyto informace spadaly do oblasti působnosti Zákona, a která podá v souladu se Zákonem oznámení prostřednictvím vnitřního nebo externího oznamovacího systému, bude poskytnuta ochrana ve smyslu Zákona. Tato ochrana spočívá např. v zákazu uplatnění odvetného opatření vůči oznamovateli a dalším fyzickým i právnickým osobám (např. kolegům, pomocníkům oznamovatele, osobám oznamovateli blízkým atd.). Ochrana však nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích (vědomě nepravdivé oznámení). Dále bude zajištěna důvěrnost vztahující se k totožnosti oznamovatele (případně dalších dotčených osob) a k informacím uvedeným v oznámení.

Oznamovatel by měl v ideálním případě postupovat tak, že své oznámení podá nejprve interně u společnosti (nejčastěji svého zaměstnavatele), v jejíž působnosti či proti jejímž zájmům jednání směřuje. Takovýto postup je oboustranně výhodný. Daná společnost má možnost na zjištěná podezření bezprostředně reagovat mnohem efektivněji nežli Ministerstvo spravedlnosti a zabránit tak hmotným škodám či poškození své pověsti. Tento postup je výhodný i pro oznamovatele, který dosáhne vyřešení problému s minimálním právním rizikem.

Kdo může využít oznamování porušení (oznamovatel)

Oznámení o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u příslušného zaměstnavatele může podávat osoba, která pro něj, byť zprostředkovaně, vykonává nebo vykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoba, která s ním byla nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.

Přijímání oznamování od osob, které pro společnosti Die Länderbahn CZ s.r.o. a Die Länderbahn GmbH, organizační složka, nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona, prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společností Die Länderbahn CZ s.r.o.
a Die Länderbahn GmbH, organizační složka, se vylučuje. Tyto osoby mohou podávat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti.

Upozornění: Ochrana oznamovatele dle Zákona a povinnosti Společností dle Zákona se nevztahují na anonymní oznámení. V případě, pokud příslušná osoba v rámci vnitřního oznamovacího systému společností Die Länderbahn CZ s.r.o. a Die Länderbahn GmbH, organizační složka, obdrží anonymní oznámení, toto oznámení založí do evidence a dále s ním nijak nenakládá, a to až do doby, než vyjde dodatečně najevo totožnost anonymního oznamovatele. V takovém případě se vůči němu uplatní se všechna relevantní ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů.

Jaká protiprávní jednání lze oznamovat?

Protiprávní jednání, ke kterému došlo u zaměstnavatele a které:

má znaky trestného činu; má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč; porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

  1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
  2. daně z příjmů právnických osob,
  3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
  4. ochrany spotřebitele,
  5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
  6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
  7. ochrany životního prostředí,
  8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
  9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
  10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
  11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
  12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
  13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
  14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Obsah oznámení

Náležitosti oznámení:

Oznámení musí obsahovat informace o možném protiprávním jednání.

Oznámení musí být srozumitelné a určité, musí být zřejmé, jakého jednání se týká.

Oznámení musí vždy obsahovat:

  • identifikaci instituce, které se týká
  • identifikaci porušení, kterého se týká (co nejpopisnější)

Oznámení může též obsahovat:

  • podkladové materiály a důkazy

Oznámení musí obsahovat jméno, příjmení a datum narození oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Oznámení musí dále obsahovat pravdivý popis skutečností, které nasvědčují protiprávnímu jednání u společností Die Länderbahn CZ s.r.o. a Die Länderbahn GmbH, organizační složka.

Ochrana oznamovatelů a osobních údajů

K oznámení protiprávního jednání lze využít komunikační kanály zajišťující důvěrnost poskytnutých informací, ochranu oznamovatele i nahlášené osoby a jejich osobních údajů.

Do vnitřního oznamovacího systému je umožněn přístup pouze speciálně pověřenému zaměstnanci tzv. příslušné osobě, která má povinnost vždy chránit identitu oznamovatele. Totožnost oznamující osoby nesmí být sdělena bez jejího písemného souhlasu nikomu dalšímu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů a i v tomto případě o tom musí oznamovatele předem vyrozumět
a umožnit mu, aby se k poskytnutí informace vyjádřil. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje se i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.

Ochrana oznamovatele spočívá také v zákazu uplatnění odvetného opatření vůči oznamovateli a dalším osobám (např. osobě oznamovateli blízké, která mu poskytla pomoc při zjišťování informací, apod.) včetně hrozby odvetných opatření nebo pokusů o ně. Odvetným opatřením je např. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, zproštění výkonu služby, zařazení mimo výkon služby nebo skončení služebního poměru, odvolání z místa vedoucího zaměstnance, uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu, snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, apod.

Jak bude s oznámením naloženo

Příslušná osoba do 7 dnů od doručení oznámení potvrdí oznamovateli přijetí oznámení, ledaže oznamovatel výslovně požádal, aby o přijetí vyrozuměn nebyl nebo je zřejmé, že vyrozuměním by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě. Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a nejpozději do 30 dnů ode dne přijetí oznámení vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení oznámení. U skutkově nebo právně složitých případů lze lhůtu prodloužit až 
o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.

Je-li oznámení shledáno jako důvodné, příslušná osoba zaměstnavateli navrhne opatření k předejití a nápravě protiprávního stavu. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených
v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

O přijatém opatření zaměstnavatel vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele.

Komunikační kanál (jak oznamovat porušení)

Způsob oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společností Die Länderbahn CZ s.r.o. a Die Länderbahn GmbH, organizační složka.

Oznámení lze prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společností Die Länderbahn CZ s.r.o. a Die Länderbahn GmbH, organizační složka, podat příslušné osobě. Příslušnou osobou pro přijímání a vyřizování oznámení je pan Dipl.- Kfm. Torsten Fleischer.

Způsoby oznamování

  • elektronicky na e-mailovou adresu [oznameni@laenderbahn.com] (dále jen „emailová adresa“); do e-mailu má přístup pouze příslušná osoba.
  • písemně na adresu zaměstnavatele:

Die Länderbahn CZ s.r.o.

U Studánky 39/1

400 07 Ústí nad Labem, Krásné Březno

Oznámení musí být podáno v řádně zalepené obálce opatřené nápisem „WHISTLEBLOWING – K RUKÁM POVĚŘENÉ OSOBY – NEOTVÍRAT”. Při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací.

  • telefonicky na čísle + 420 770 105 454 [od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00]
  • Oznámení je možné podat také prostřednictvím zabezpečeného oznamovacího systému koncernu NETINERA: SPRÁVA STÍŽNOSTÍ, NETINERA DEUTSCHLAND GMBH

Webová adresa:

https://prod.osapiens.cloud/portal/portal/webbundle/supplier-os-hub/supplier-os-hub/public-access-app/complaint.html#/public/hub/netinera/DEFAULT/complaint/new

Tento kanál je určen především třetím stranám – bývalým zaměstnancům, spolupracovníkům, konzultantům s jakýmkoli typem smlouvy nebo pověřením, osobám jednajícím jménem organizace, jako jsou zprostředkovatelé a zástupci, dodavatelé výrobků nebo služeb, distributoři, obchodní partneři, apod). Aktuálně zaměstnaní pracovníci by měli přednostně využívat vnitřní oznamovací kanály.

  • Požádá-li o to oznamovatel, bude mu umožněno podat oznámení osobně, a to po domluvě s příslušnou osobou ve sjednaný termín v pracovní dny od pondělí do pátku od 9,00 hod. do 17,00 hod. na základě požadavku oznamovatele, který požadavek kontaktovat příslušnou osobu oznámí na linku [+ 420 770 105 454].

Upozornění: O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Příslušná osoba potvrzuje přijetí písemného oznámení porušení na elektronickou nebo poštovní adresu, kterou oznamovatel uvedl, pokud nepožádal o jiný způsob potvrzení. Takto se nicméně nepostupuje, pokud by tímto postupem mělo dojít k ohrožení zájmu na ochraně totožnosti oznamovatele nebo by tím mohlo dojít k ohrožení ochrany jeho osobních údajů.

Externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti:

Oznámení lze rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému, tj. podáním oznámení u Ministerstva spravedlnosti. Způsob podání oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému včetně kontaktních údajů je uveřejněn na následujících webových stránkách: https://oznamovatel.justice.cz/informace-pro-oznamovatele/

Další informace o oznámení lze najít v: