Zgodność (compliance) w Länderbahn

Grupa NETINERA podejmuje odpowiednie i skuteczne działania w celu identyfikacji, weryfikacji oraz zapobiegania ryzykom związanym z prawami człowieka i ochroną środowiska w swojej działalności oraz w całym łańcuchu dostaw. W przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązków w zakresie praw człowieka lub ochrony środowiska, bądź bezpośredniego zagrożenia ich naruszeniem, wdrażany jest ukierunkowany proces naprawczy, w ramach którego podejmowane są indywidualne działania mające na celu zakończenie naruszenia i ograniczenie jego skutków.

Wszystkie działania podejmowane w ramach naszej odpowiedzialności za prawa człowieka i środowisko opierają się na zasadzie „najpierw wsparcie, potem wycofanie”: zobowiązujemy się do wspierania naszych partnerów biznesowych w zapobieganiu i eliminowaniu naruszeń praw człowieka lub przepisów środowiskowych, zanim zdecydujemy się zakończyć współpracę lub skorzystać z alternatywnych źródeł zaopatrzenia.

Obowiązki należytej staranności są realizowane w odniesieniu do własnej działalności oraz całego łańcucha dostaw w ramach systemu zarządzania ryzykiem.

Dzięki poziomej i pionowej integracji obowiązków należytej staranności we wszystkich kluczowych procesach biznesowych Grupa NETINERA zapewnia identyfikację ryzyk oraz ukierunkowane wdrażanie działań zapobiegawczych i naprawczych.

System zarządzania ryzykiem jest wdrażany na poziomie całej grupy kapitałowej i centralnie zarządzany przez dział zakupów strategicznych NETINERA. Nadzór nad systemem sprawuje wewnętrzny organ przedsiębiorstwa „Executive Compliance Committee”.

System zarządzania ryzykiem ustanawia procesy realizacji obowiązków należytej staranności oraz określa zakres odpowiedzialności, kompetencje i linie raportowania.

Obowiązki należytej staranności są w Grupie NETINERA zakotwiczone horyzontalnie. Wszystkie istotne działy, takie jak dział prawny i compliance oraz dział zakupów, są włączone w proces wdrażania. Operacyjne zarządzanie realizacją obowiązków należytej staranności należy do działu zakupów NETINERA. Zakres odpowiedzialności i procesy wdrożeniowe są ujęte w centralnej polityce, która jest dostępna dla wszystkich działów oraz pracowników.

Pionowe zakotwiczenie obowiązków należytej staranności odbywa się poprzez określenie kompetencji nadzorczych i koordynacyjnych na poziomie zarządzania. Całościową odpowiedzialność za realizację obowiązków w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska ponosi zarząd.

Identyfikacja, ocena i priorytetyzacja ryzyk

Grupa NETINERA przeprowadza kompleksowe analizy ryzyka dotyczące przestrzegania praw człowieka oraz obowiązków środowiskowych w swojej działalności oraz u bezpośrednich dostawców. Wykorzystujemy zarówno wiedzę wewnętrzną, jak i zewnętrzne ekspertyzy. Złożoność i zakres naszej międzynarodowej sieci dostaw wymagają stosowania rozwiązań technologicznych wspierających identyfikację, weryfikację, ocenę i priorytetyzację ryzyk.

System analizy ryzyka umożliwia określenie indywidualnych ryzyk dla każdego partnera biznesowego. Na podstawie ogólnych danych dostawców, w szczególności kraju pochodzenia i branży, przeprowadzana jest abstrakcyjna analiza ryzyka oparta na licznych uznanych indeksach i badaniach ekspertów zewnętrznych. Następnie, na podstawie samoocen dostawców, narzędzi analizy mediów opartych na AI, potwierdzonych certyfikatów oraz własnych ustaleń wynikających z kontroli lub działalności operacyjnej, weryfikujemy partnerów biznesowych pod kątem konkretnych ryzyk związanych z prawami człowieka lub środowiskiem. Analizie podlegają nie tylko kraj i branża, ale także ryzyka produktowe, ryzyka na poszczególnych etapach łańcucha dostaw, jego złożoność oraz wiele innych czynników, co pozwala na wczesne wykrywanie i ograniczanie ryzyk.

System zarządzania ryzykiem jest wdrażany w całej grupie kapitałowej i centralnie zarządzany przez dział zakupów strategicznych NETINERA. Nadzór nad nim sprawuje wewnętrzne gremium „Executive Compliance Committee”.

Ryzyka są oceniane i priorytetyzowane poprzez zestawienie potencjalnej skali naruszenia i jego nieodwracalności z prawdopodobieństwem jego wystąpienia. Uwzględniamy również nasz potencjalny udział w powstaniu ryzyka oraz zakres naszego wpływu. Na tej podstawie identyfikujemy potrzebę działania i wdrażamy środki zapobiegawcze oraz naprawcze tam, gdzie ryzyko jest największe. Wykorzystujemy do tego macierz ryzyka.

Działania prewencyjne

Kompleksowa analiza ryzyka jest uzupełniana odpowiednimi i skutecznymi działaniami zapobiegawczymi. W naszej działalności obowiązuje wewnętrzny kodeks etyczny, który jasno określa oczekiwania wobec pracowników oraz ich prawa.

Grupa NETINERA oferuje szeroki zakres szkoleń i działań edukacyjnych dla pracowników.

Pracownicy odpowiedzialni za realizację obowiązków w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska regularnie uczestniczą w szkoleniach, aby skutecznie wdrażać międzynarodowe standardy w całym łańcuchu dostaw.

Regularnie oraz w razie potrzeby prowadzimy kontrole we własnej działalności, aby wcześnie identyfikować i minimalizować ryzyka.

Partnerzy biznesowi są kontrolowani w ramach obowiązujących przepisów prawa.

Wymagamy od partnerów biznesowych przekazywania naszych standardów dotyczących praw człowieka i ochrony środowiska w całym łańcuchu dostaw oraz ich bieżącego monitorowania. Podstawę stanowi nasz kodeks etyczny dla dostawców.

Działania naprawcze

Skuteczne działania naprawcze są podejmowane w przypadku naruszenia lub bezpośredniego zagrożenia naruszeniem obowiązków w zakresie praw człowieka lub ochrony środowiska.

Grupa NETINERA niezwłocznie wdraża działania naprawcze po zidentyfikowaniu naruszenia. Dla każdej sytuacji oraz dla każdego bezpośredniego lub pośredniego dostawcy opracowywane są indywidualne środki mające na celu skuteczne zakończenie naruszenia. Jednocześnie opracowano zestaw standardowych działań, które mogą być natychmiast aktywowane i dostosowane do konkretnej sytuacji.

Dla każdego działania naprawczego definiowany jest proces, cele oraz odpowiedzialność. Każde działanie posiada harmonogram i może zawierać cele pośrednie. Systemowe procesy działań łączą wszystkie zaangażowane strony.

Postępowanie z zgłoszeniami

Istotną rolę w identyfikacji ryzyk i naruszeń odgrywa skuteczna procedura zgłaszania, dostępna dla wszystkich uczestników łańcucha dostaw – od pracowników, przez dostawców, aż po osoby trzecie. Zgłoszenia mogą być składane anonimowo i poufnie.

Nasz system zgłaszania nieprawidłowości jest dostępny online, wielojęzyczny i dostosowany do złożoności naszego łańcucha dostaw. Bariery dostępu zostały ograniczone do minimum, aby umożliwić łatwe zgłaszanie.

Zgłoszenia są rozpatrywane poufnie i bez zbędnej zwłoki. Osoby odpowiedzialne za ich obsługę działają niezależnie i bez wpływu zewnętrznego. Każde zgłoszenie uruchamia proces oceny i działań, którego celem jest zakończenie naruszenia lub ograniczenie ryzyka.

Zgłoszenia i skargi są również automatycznie uwzględniane w analizie ryzyka.

Grupa NETINERA bardzo poważnie traktuje swoją odpowiedzialność za cały łańcuch dostaw. W związku z tym rozszerzamy analizę ryzyka również na dostawców, z którymi nie mamy bezpośrednich relacji biznesowych, ale którzy są częścią naszego łańcucha dostaw.

Długoterminowym celem jest osiągnięcie pełnej przejrzystości w łańcuchu dostaw. Pomimo zrozumiałych, czasem sprzecznych interesów niektórych partnerów biznesowych, dążymy do identyfikacji pośrednich dostawców i włączania ich do

analizy ryzyka. W tym celu stawiamy na ścisłą współpracę z naszymi bezpośrednimi partnerami biznesowymi, aby wspólnie zwiększać przejrzystość w łańcuchu dostaw z korzyścią dla wszystkich stron.

Realizacja wszystkich obowiązków należytej staranności jest na bieżąco dokumentowana. Za pomocą centralnego systemu zarządzania ryzykiem łączymy wszystkie dostępne informacje dotyczące zidentyfikowanych ryzyk oraz wdrożonych działań zapobiegawczych i naprawczych.

Deklarujemy również transparentną komunikację w zakresie wyzwań związanych z prawami człowieka i ochroną środowiska, przed którymi stoi Grupa NETINERA. W ramach publicznego raportowania co najmniej raz w roku informujemy o zidentyfikowanych ryzykach, podjętych działaniach oraz osiągniętych postępach.

Oprócz ryzyk specyficznych dla branży, szczególne wyzwania dla Grupy NETINERA stanowią ryzyka w następujących obszarach:

• bezpieczeństwo i ochrona zdrowia w pracy,
• ryzyka środowiskowe,
• niewystarczające wynagrodzenie,
• nierówne traktowanie pracowników,
• zlecanie usług firmom ochroniarskim z ryzykiem naruszeń prawa.

Związane z tym ryzyka dotyczące praw człowieka i środowiska są adresowane poprzez odpowiednie i skuteczne działania. Minimalizacja ryzyk odbywa się między innymi poprzez odpowiednie regulacje w wewnętrznych wytycznych, takich jak kodeks etyczny NETINERA (dostępny na www.netinera.de#compliance), uwzględnienie zobowiązań wynikających z LkSG w naszych ogólnych warunkach zakupów oraz udział w inicjatywach branżowych. Ponadto ryzyka występujące w konkretnych przypadkach – zgłaszane na przykład poprzez publicznie dostępny system skarg online – są analizowane i rozwiązywane indywidualnie.

Grupa NETINERA zobowiązuje się do ciągłego monitorowania, rozwijania i doskonalenia swoich działań. Skuteczność wszystkich obowiązków w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska musi być stale zapewniona. Oceny skuteczności przeprowadzane są w razie potrzeby oraz co najmniej raz w roku.

Grupa Ferrovie dello Stato Italiane („Grupa FS” lub „Grupa”) zobowiązała się do zapobiegania i zwalczania wszelkich form korupcji w ramach swojej działalności – zgodnie z zasadą „zerowej tolerancji wobec korupcji” zarówno w jej formie „aktywnej” (oferowanie lub obiecywanie pieniędzy lub innych korzyści), jak i „pasywnej” (przyjmowanie lub obiecywanie pieniędzy lub innych korzyści), zarówno w relacjach z podmiotami publicznymi, jak i prywatnymi. Czytaj więcej >