Oznamovatelem může být výhradně fyzická osoba, nikoliv právnická osoba (např. dodavatelé jako firmy). Klíčové je, aby informace o možném protiprávním jednání byla získána při výkonu práce nebo jiné obdobné činnosti pro danou organizaci.

Pojem "výkon práce" je vykládán velmi široce a zahrnuje:

• Klasické zaměstnanecké vztahy (pracovní smlouva, dohody o provedení práce/činnosti)
• Externí spolupráci (např. na IČO)
• Výkon funkce v řídících a kontrolních orgánech (např. jednatelé)
• Stážisty a dobrovolníky
• Uchazeče o zaměstnání
• Dokonce i bývalé zaměstnance, pokud se o protiprávním jednání dozvěděli během svého působení.

Je důležité si uvědomit, že klienti a zákazníci nemohou využívat whistleblowingový kanál k řešení běžných stížností (např. reklamací), pro tyto účely existují jiné právní nástroje.

Whistleblowingový kanál slouží k oznamování závažných podezření. Mezi oblasti, které lze oznámit, patří:

• Podezření ze spáchání trestného činu
• Podezření na závažný přestupek, za který hrozí pokuta alespoň 100 000 Kč
• Porušení samotného Zákona o ochraně oznamovatelů (např. pokus o odvetné opatření vůči oznamovateli)
• Porušení specifických sektorových předpisů a práva Evropské unie v oblastech jako:
  • Finanční služby a trhy;
  • Korporátní daně;
  • Boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu;
  • Ochrana spotřebitele;
  • Bezpečnost výrobků;
  • Bezpečnost dopravy;
  • Ochrana životního prostředí;
  • Bezpečnost potravin a krmiv, ochrana zvířat;
  • Radiační ochrana a jaderná bezpečnost;
  • Hospodářská soutěž a veřejné zakázky;
  • Ochrana osobních údajů;
  • Ochrana finančních zájmů EU a fungování vnitřního trhu

Oznámit můžete ihned po vzniku podezření, nemusíte čekat, až dojde ke škodě nebo úniku dat. Jednalo-li by se například o nezabezpečenou databázi, která by mohla vést k úniku osobních údajů, je to relevantní oznámení, i když k úniku ještě nedošlo.

Zákon nabízí tři hlavní možnosti podání oznámení:

1. Interní oznamovací kanál (přímo u zaměstnavatele):
   • Můžete využít dedikovanou e-mailovou adresu ([email protected]), kam má přístup pouze příslušná osoba
   • Oznámení lze podat i písemně na adresu zaměstnavatele: Die Länderbahn CZ s.r.o., U Studánky 39/1, 400 07 Ústí nad Labem, Krásné Březno. Obálka musí být řádně zalepena a označena nápisem „WHISTLEBLOWING – K RUKÁM POVĚŘENÉ OSOBY – NEOTVÍRAT“, aby byla zaručena důvěrnost
   • K dispozici je také telefonní linka (+420 770 105 454), která je v provozu od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00.
   • Na požádání můžete oznámení podat osobně po domluvě s příslušnou osobou. Setkání probíhají na zabezpečeném a diskrétním místě na adrese U Studánky 39/1, 400 07 Ústí nad Labem, Krásné Březno.
2. Externí oznamovací kanál (Ministerstvo spravedlnosti ČR):
   • Pokud se z jakéhokoli důvodu nechcete obrátit na interní kanál, můžete se obrátit přímo na Ministerstvo spravedlnosti ČR.
   • Ministerstvo působí jako sběrné místo pro oznámení bez ohledu na jejich oblast a následně je předá příslušným úřadům (např. finančnímu úřadu, obchodní inspekci).
   • Kontaktní údaje pro podání oznámení Ministerstvu spravedlnosti ČR:
     • Písemně: Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10
     • E-mailem: [email protected]
     • Telefonicky: +420 221 997 840
   • Oznamovatel je chráněn před odvetnými opatřeními i v případě, že oznámení podá přímo Ministerstvu spravedlnosti.
3. Zveřejnění oznámení (např. v médiích):
   • Tato možnost je považována za krajní řešení a je přípustná pouze za specifických, zákonem stanovených podmínek:
     • Oznamovatel již využil interní i externí kanál a jeho oznámení nebylo prošetřeno, nebo nebylo přijato vhodné opatření.
     • Oznámení se týká bezprostředního a závažného ohrožení veřejného zájmu (např. života, zdraví, životního prostředí).
     • Oznamovateli hrozí reálné, zvýšené riziko odvetných opatření při použití interních nebo externích kanálů.
   • I v těchto případech je oznamovatel chráněn před odvetnými opatřeními.

Oznamovatel, který v dobré víře podá oznámení, je chráněn před jakýmikoliv odvetnými opatřeními ze strany zaměstnavatele. To znamená, že jej nelze postihnout, znevýhodnit nebo na něj vyvíjet nátlak.

Mezi odvetná opatření, před kterými jste chráněni, patří zejména:

• Rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení smlouvy.
• Snížení mzdy, platu nebo odměny.
• Převedení na jinou práci nebo pozici.
• Nepřiznání osobního příplatku nebo neumožnění odborného rozvoje.
• Nepříznivé služební hodnocení nebo pracovní posudek.
• A jakékoliv jiné jednání, které by oznamovateli mohlo způsobit újmu v souvislosti s jeho prací.

Ochrana se vztahuje i na další osoby, které jsou s oznamovatelem spojeny, jako jsou jeho blízcí, kolegové, osoby, které mu pomáhaly při zjišťování informací, a dokonce i právnické osoby, ve kterých má oznamovatel účast.

Důležité upozornění: Ochrana se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení. Takové jednání může být dokonce postiženo pokutou.

Klíčovou roli v celém systému interního oznamování hraje Příslušná osoba (Whistleblowing Officer). Jedná se o fyzickou osobu, která musí být bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Musí mít vysokou osobní integritu, důvěryhodnost a dostatečné znalosti o fungování společnosti a právních předpisech.

Mezi hlavní úkoly Příslušné osoby patří:

• Přijímat a posuzovat důvodnost oznámení.
• Zachovávat absolutní mlčenlivost o totožnosti oznamovatele a obsahu oznámení.
• Navrhovat vedení firmy vhodná opatření k nápravě protiprávního stavu.
• Jednat nestranně a nezávisle na pokynech vedení, které by ohrožovaly její činnost.
• Komunikovat s oznamovatelem o průběhu a výsledcích šetření.

V naší společnosti Die Länderbahn CZ s.r.o. byl Příslušnou osobou určen Dipl.-Kfm. Torsten Fleischer, jednatel společnosti.

Po podání oznámení Příslušná osoba postupuje podle jasně stanovených pravidel:

1. Potvrzení přijetí: Oznamovatel je o přijetí oznámení vyrozuměn písemně do 7 dnů.
2. Posouzení důvodnosti: Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení do 30 dnů. Lhůta může být prodloužena dvakrát o 30 dnů ve složitých případech.
3. Šetření a opatření: Pokud je oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba navrhne vedení společnosti vhodná nápravná opatření. Vedení pak rozhodne o jejich realizaci.
4. Informování oznamovatele: Klíčové je, aby byl oznamovatel písemně vyrozuměn o výsledku šetření a přijatých opatřeních. Tím se předchází tomu, aby oznamovatel podával stejné oznámení externě úřadům z pocitu, že jeho zpráva byla ignorována.
5. Evidence a uchovávání: Všechna oznámení a související dokumenty jsou uchovávány v důvěrné elektronické evidenci po dobu 5 let, přičemž přístup k nim má pouze Příslušná osoba.

Efektivní a důvěryhodný systém whistleblowingu je pro naši společnost zásadní. Nejenže nám pomáhá včas odhalovat a řešit protiprávní jednání a nedostatky, což chrání firmu před finančními ztrátami, pokutami a poškozením reputace. Rovněž podporuje transparentní a etické prostředí, ve kterém se zaměstnanci cítí bezpečně a důvěřují, že jejich obavy budou brány vážně a řádně prošetřeny. To posiluje firemní kulturu a integritu celé organizace.